Formulario I-9: ¿Qué es? Cómo se completa, documentación y más

824

Cuando se contrata a un trabajador para un nuevo empleo, el trabajador debe demostrar que tiene el derecho legal a trabajar en los Estados Unidos.

Como parte de la documentación de contratación nueva proporcionada por su empleador, un empleado nuevo debe completar un formulario I-9. Este documento es el método aceptado por los empleados para verificar su elegibilidad para trabajar en los EE. UU.

¿Qué es un formulario I-9?

Cuando los empleadores contratan nuevos trabajadores, deben verificar la identidad y la elegibilidad para trabajar de cada nuevo empleado.

Un Formulario de elegibilidad de empleo (I-9) es un formulario creado por el sector de Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que se debe completar para cada empleado contratado en los EE. UU. Y se usa para verificar la identidad de un empleado y para determinar si es elegible para comenzar a trabajar para la empresa. Asegúrese de que está utilizando la última versión del I-9 .

Origen del I-9

La Ley de Control y Reforma de Inmigración de 1986 (IRCA) consideró a los empleadores estadounidenses legalmente responsables de verificar la elegibilidad laboral de todos los empleados nuevos. Si bien el formulario I-9 no es necesario para voluntarios o empleados por contrato, los ciudadanos extranjeros con visas de empleo deben completar el formulario.

A partir de octubre de 2004, el proceso de verificación I-9 se puede completar electrónicamente.

¿Cómo se completan los formularios de elegibilidad de empleo?

Se debe completar un Formulario de elegibilidad de empleo (I-9) durante el proceso de contratación para todos los  nuevos empleados . El empleador debe verificar la elegibilidad del empleado y los documentos de identificación y registrar la información del documento en el formulario I-9 dentro de los tres días posteriores al empleo.

Los empleadores que no completen y mantengan los formularios I-9 para cada nueva contratación pueden estar sujetos a multas u otras ramificaciones legales del Departamento de Trabajo.

Los empleados deben presentar documentos originales, no fotocopias, de la documentación para demostrar que tienen derecho legal a trabajar en los EE. UU. Como excepción, un empleado puede presentar una copia certificada de un certificado de nacimiento.

Si un empleado no puede leer o escribir en inglés, el formulario permite que un traductor o un preparador legal lo complete en nombre del empleado.

Documentación requerida para demostrar la elegibilidad laboral

Además de su información personal básica, cuando completa un formulario I-9, debe proporcionar al menos uno de los formularios de documentación aprobados para demostrar su identidad y  elegibilidad para trabajar en los EE.UU.

La documentación generalmente incluye algún tipo de identificación con foto y confirmación del estatus legal en el país y se utilizará como verificación cruzada.

Documentos I-9 aceptables

Hay tres categorías de documentos que puede enviar. Los empleados deben presentar uno de los siguientes documentos de la Lista A o uno de los documentos de la Lista B, más uno de los documentos de la Lista C.

Lista A (documentos que establecen tanto la identidad como la elegibilidad laboral)

  • Pasaporte o tarjeta de pasaporte de los Estados Unidos
  • Tarjeta de residente permanente o tarjeta de recibo de registro de extranjero (I-551)
  • Pasaporte extranjero que contiene un sello I-551 temporal o una notación impresa I-551 temporal en una visa de inmigrante legible por máquina
  • Documento de autorización de empleo que contiene una fotografía (I-766)
  • Pasaporte extranjero con un sello I-551 temporal
  • Para un extranjero no inmigrante autorizado a trabajar solo para un empleador específico debido a su estado: un pasaporte extranjero y el Formulario I-94 o el Formulario I-94A que tiene el mismo nombre que el pasaporte y un endoso del estado de no inmigrante del extranjero como siempre que el período de respaldo no haya expirado y el respaldo propuesto no entre en conflicto con las restricciones o limitaciones identificadas en el formulario
  • Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia (FSM) o la República de las Islas Marshall (RMI) con el Formulario I-94 o I-94A que indica la admisión de no inmigrante bajo el Pacto de Asociación Libre entre los Estados Unidos y el FSM o RMI

Lista B (documentos que establecen la identidad únicamente)

  • Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica de los Estados Unidos, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
  • Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
  • Identificación escolar con fotografía
  • Tarjeta de marino mercante de la Guardia Costera de EE. UU.
  • Documento tribal nativo americano
  • Licencia de conducir emitida por una autoridad gubernamental canadiense
  • Tarjeta de registro de votante
  • Tarjeta militar de EE. UU. O registro de reclutamiento
  • Tarjeta de identificación de dependiente militar

Para personas menores de 18 años que no pueden presentar un documento mencionado anteriormente:

  • Registro escolar o boleta de calificaciones
  • Historial clínico, médico u hospitalario
  • Registro de guardería o guardería

Lista C (documentos que establecen la elegibilidad de empleo únicamente)

  • Tarjeta de número de cuenta del Seguro Social, a menos que la tarjeta incluya una de las siguientes restricciones: 1. No es válida para empleo; 2. Válido para trabajar solo con autorización del INS; o 3. Válido para trabajar solo con la autorización del DHS
  •  Original o copia certificada de un acta de nacimiento emitida por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de la agencia del gobierno local de los Estados Unidos, con un sello oficial
  • Certificado de informe de nacimiento emitido por el Departamento de Estado (Formularios DS-1350, FS-545, FS-240)
  • Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (formulario I-197)
  • Documento tribal nativo americano
  • Tarjeta de identificación para uso de ciudadano residente en los Estados Unidos (formulario I-179)
  • Documento de autorización de empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional

¿Cuándo no se necesita completar un formulario I-9?

No es necesario que complete un Formulario I-9 si:

  • Contratado el 6 de noviembre de 1986 o antes (o el 27 de noviembre de 2007 o antes, si el empleo está en el Commonwealth de las Islas Marianas del Norte [CNMI]) y continúa en su empleo y tiene una expectativa razonable de empleo. veces
  • Empleado para trabajo doméstico ocasional en una casa privada de forma esporádica, irregular o intermitente
  • Un contratista independiente
  • Empleado por un contratista que proporciona servicios por contrato (como arrendamiento de empleados o agencias temporales) y le proporciona mano de obra
  • No trabajar físicamente en suelo estadounidense

¿No tiene documentación I-9?

Un empleado que no presente el documento requerido, o un recibo por un documento de reemplazo (en el caso de documentos perdidos, robados o destruidos), dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleo, puede ser despedido.

Un empleado que muestra un recibo de reemplazo tiene 90 días para presentar los documentos de reemplazo. Si necesita obtener una copia de su documentación, puede solicitarla en línea.

Cláusulas antidiscriminación

La legislación de la Ley de Control y Reforma de Inmigración (IRCA) que es responsable de la I-9 también incluye   cláusulas contra la discriminación . Según la IRCA, a los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y los solicitantes de asilo autorizados legalmente a trabajar en los Estados Unidos no se les puede negar el empleo ni ser despedidos por la fuerza por motivos de origen o ciudadanía.

Además, los empleadores deben aceptar cualquiera de los documentos antes mencionados para el formulario I-9 siempre que los documentos sean originales o copias certificadas. El IRCA es aplicable a todos los empleadores con tres o más trabajadores.

Verificación del empleador de la información I-9

Los empleadores pueden verificar la información I-9 de un empleado en línea para evitar multas o sanciones mediante el sistema E-Verify .

Este es un servicio en línea proporcionado por el gobierno federal que compara la información del Formulario I-9 (Verificación de elegibilidad de empleo) de un empleado con información de los registros del Departamento de Seguridad Nacional y la Administración del Seguro Social de EE. UU., Para confirmar la elegibilidad de empleo.

Se requiere el número de Seguro Social del empleado para realizar una verificación usando E-Verify, y el sistema no se puede usar para volver a verificar una autorización de empleo vencida.

Proceso de nueva verificación del formulario I-9

Los formularios I-9 de los ciudadanos de EE. UU. Son válidos indefinidamente a menos que ocurra una brecha en el empleo de más de un año. Los ciudadanos extranjeros con una  visa de trabajo o los estudiantes y visitantes de intercambio  deben volver a verificar su I-9 con cada extensión, o después de que su visa haya expirado, cuando se emita un nuevo permiso de autorización de empleo.

El empleador debe conservar los formularios I-9 durante tres años después de la fecha de inicio del empleado o un año después de que termine su empleo, lo que ocurra más tarde.

La información contenida en este artículo debe tomarse como informativo y no es un consejo legal, así como tampoco un sustituto de dicho consejo. Las leyes de los países cambian con frecuencia, y la información en este artículo puede no reflejar los cambios más recientes a la ley.

Referencias:

  1. Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos. » Estatutos y Reglamentos «. Consultado el 17 de mayo de 2020.
  2. Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos. » Quién debe completar el Formulario I-9 «. Consultado el 17 de mayo de 2020.
  3. Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos. » Documentos aceptables para verificar la autorización de empleo y la identidad «. Consultado el 17 de mayo de 2020.
  4. Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos. » Documentos aceptables «. Consultado el 17 de mayo de 2020.
  5. Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos. » Acerca del Formulario I-9 «. Consultado el 17 de mayo de 2020.
  6. Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos. » Discriminación ilegal y sanciones por prácticas prohibidas «. Consultado el 17 de mayo de 2020.
  7. Departamento de Seguridad Nacional. » E-Verify «. Consultado el 17 de mayo de 2020.
  8. Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos. » Reverificación de la autorización de empleo para los empleados actuales «. Consultado el 17 de mayo de 2020.