¿Qué es monday.com?
Hace unos años fue conocida como dapulse, pero ahora, Monday.com se ha convertido en una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a gestionar proyectos complejos, agilizar los flujos de trabajo y colaborar entre sí.
Con una interfaz de usuario que (más o menos) se parece a una hoja de cálculo de Excel, ofrece potentes funciones para la planificación y el seguimiento de los procesos de trabajo cotidianos.
¿Quién puede utilizar monday.com?
Al tratarse de un sistema operativo de proyectos y trabajo, cualquier equipo de cualquier organización puede utilizar la plataforma de gestión de proyectos monday.
A continuación te mostramos cómo algunos departamentos pueden utilizar esta herramienta de gestión de tareas:
- RRHH: agilizar el proceso de contratación y gestionar las solicitudes de permisos
- Ventas y marketing: planificar eventos, capturar información de clientes potenciales y colaborar con los clientes
- Medios de comunicación: flujo de trabajo creativo y gestión de campañas
- Desarrollo de software: planificación de sprints, seguimiento de errores y priorización de los trabajos pendientes
Sus ventajas
Además de estas características estándar, la plataforma monday ofrece algunas ventajas generales a sus usuarios.
He aquí un vistazo a algunas de ellas:
1. Seguimiento del tiempo incorporado
El seguimiento del tiempo de las tareas diarias te ayudará a analizar la productividad de tu equipo virtual o a facturar a los clientes con precisión por el trabajo realizado.
Y para realizar un seguimiento preciso del tiempo del proyecto, monday.com te permite añadir una columna de seguimiento del tiempo a tu tablero.
Cuando empieces una tarea, haz clic en el temporizador de la misma fila para empezar a controlar el tiempo de esa tarea. Una vez que hayas terminado, puedes ponerlo en pausa para detener el temporizador.
De esta manera, puedes hacer un seguimiento preciso del tiempo empleado en cada tarea.
Sin embargo, si ya estás usando un rastreador de tiempo de terceros, como Toggl o Time Doctor, monday no tiene una integración nativa con ellos.
Además, la columna de seguimiento del tiempo sólo está disponible en los planes premium.
2. Múltiples vistas para tus tableros
Aunque no estamos seguros de por qué monday ha bautizado su tabla de tareas como «tableros» (¡no se parece a un tablero Kanban, obviamente!), este software de gestión ofrece múltiples vistas para ayudarte a personalizarlas según las diferentes necesidades del equipo.
Algunas de estas vistas múltiples son:
- Vista de archivos: muestra todos los archivos subidos a un tablero
- Vista de kanban: muestra tu tablero como un tablero kanban *tus* el real
- Vista de formularios: crea formularios web basados en un tablero específico
- Vista de gráficos: obtén información sobre cada tablero con gráficos circulares, de barras o de líneas
3. Visualizar el progreso del proyecto con los diagramas de Gantt
¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos sin una función de diagrama de Gantt, verdad?
Aunque monday.com no tiene una función de diagrama de Gantt dedicada como tal, ofrece una vista de diagrama de Gantt con su columna de línea de tiempo.
Conocida como la vista de la línea de tiempo, te ofrece una representación visual de tus tareas, asignados y plazos. Un gestor de proyectos puede utilizarla para supervisar fácilmente el progreso del proyecto.
También puede actualizar las tareas directamente desde la línea de tiempo e incluso filtrarla para mostrar sólo la información que necesita.
Sin embargo, al igual que la función de la columna de seguimiento del tiempo, la vista de la línea de tiempo sólo está disponible en los planes premium (aunque obtienes la columna de la línea de tiempo en el plan básico).
4. Aplicación móvil para gestionar el trabajo sobre la marcha
Al igual que otro software de gestión de proyectos, monday también tiene aplicaciones para iOS y Android para colaborar rápidamente con tu equipo.
La aplicación móvil de monday está disponible para todos los planes de precios (incluido el plan básico).
Esto es genial ya que su plan base es tan limitado como la capacidad del profesor Trelawney para predecir el futuro.
Puedes descargar la aplicación móvil de monday desde la Google Play Store para dispositivos Android y desde la Apple Store para dispositivos iOS.
Pero antes de darle a descargar, quizás quieras revisar la siguiente sección.
6 contras de monday.com
Aunque Monday es una buena herramienta de gestión de proyectos, no todo es color de rosa.
Por eso esta revisión de la gestión de proyectos de monday cubre 6 inconvenientes clave de monday.com:
- No se puede hacer un seguimiento de los objetivos del proyecto con facilidad
- No se pueden asignar comentarios a los miembros del equipo
- Carece de potentes dependencias de tareas
- Registro de actividades limitado
- No hay funciones de gestión de ideas
- Modelo de precios caro
Esto es lo que puedes hacer con monday.com para maximizar tu rendimiento en la gestión de proyectos.
Empezar con la documentación del proyecto
Para empezar, añada la documentación en monday.com. Documente el marco de trabajo, esbozando los procesos del proyecto basados en las prioridades y los elementos de acción en todas las tablas del proyecto.
Ahora, compártalo con sus equipos para acelerar la adopción de su nuevo plan de proyecto.
No olvides crear una hoja de ruta
Un mapa del proyecto muestra la visión y la dirección que inspira a los miembros del equipo.
Asegúrese de especificar la importancia y el impacto del proyecto al tiempo que especifica su alcance general. Utilice la sección de alcance del proyecto o añada una nueva sección dedicada a los resultados en monday.com.
Romper el calendario del proyecto
Una de las mejores prácticas es desglosar el calendario del proyecto. Los gestores que utilizan el modelo de cascada para gestionar los proyectos lo denominan estructura de desglose del trabajo (EDT), en la que todos los entregables se dividen en tareas específicas y se asignan al flujo de trabajo del proyecto.
Promover la propiedad de las tareas
Asignar la propiedad de las tareas motiva a los miembros del equipo y conduce a una mayor responsabilidad. En el tablero de mandos de monday.com, puede asignar tareas y subtareas a los propietarios simplemente haciendo clic en el icono de la persona.
Los miembros asignados son notificados de las titularidades junto con sus respectivas fechas de vencimiento con comentarios.
La asignación de tareas sencillas como la actualización del progreso en los sprints o la identificación de retos o complejidades aporta un sentido de propiedad entre los equipos promoviendo una cultura transparente.
Integrar para colaborar
Las integraciones de monday.com con tus herramientas de comunicación existentes te permiten colaborar con tu equipo directamente en las tareas. Puedes compartir archivos, crear hilos de discusión, y ver toda la correspondencia y los hilos comentados haciendo clic en la burbuja de discurso.
Alinee sus tableros con el flujo de trabajo
Tienes la flexibilidad de personalizar tus tableros en el espacio de trabajo digital de lunes. Puedes añadir más columnas y campos para el estado, los plazos, las dependencias y los propietarios de las tareas que mejor se adapten al flujo de trabajo de tu proyecto.
Estas personalizaciones del tablero también se pueden guardar en el tablero como plantillas reutilizables.
Agilizar con automatizaciones
Con las recetas de automatización del flujo de trabajo de monday.com, puede acelerar los procesos mediante la automatización de tareas repetitivas como la comunicación interna.
Al minimizar los errores humanos y evitar las iteraciones, los flujos de trabajo automatizados le permiten centrarse en otros aspectos cruciales de la gestión del proyecto, reforzando la eficacia general
Utiliza la búsqueda avanzada
Monday.com cuenta con una potente herramienta de búsqueda ‘Search Everything’ que te permite buscar cualquier cosa en todos tus tableros. Puedes consultar tu trabajo buscando por medio de etiquetas, menciones o personas.
Así que, tanto si quieres comprobar qué tareas están todavía incompletas, cuánto trabajo está llevando a cabo un miembro de tu equipo, o qué elementos te han sido asignados esta semana, la funcionalidad de búsqueda te cubre.
Monitorización con paneles personalizados
El seguimiento continuo del progreso del proyecto le permite identificar los cuellos de botella y tomar las medidas necesarias a tiempo.
La forma más sencilla de administrar el estado de los procesos y los flujos de trabajo es crear un cuadro de mando personalizado de monday.com que indique los KPI y le ayude a mantenerse actualizado.
Resumen
Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos ampliamente aceptada que agiliza varios procesos sobre la marcha.
Aunque este sistema operativo de fácil uso ofrece una serie de plantillas y características que pueden ayudar a mejorar las capacidades, configurarlo y personalizarlo para lograr los resultados esperados requiere algunas habilidades técnicas y experiencia práctica.
Para manejar de forma experta los retos de la ejecución y asegurar una transición sin problemas al espacio de trabajo digital, se recomienda contratar a un consultor de monday.com con experiencia probada en «cómo» hacer las cosas en monday.
