¿Qué hace una secretaria?
Las secretarias realizan tareas administrativas. Organizan archivos, preparan documentos, programan citas y apoyan a otro personal.
Funciones
Las secretarias suelen hacer lo siguiente:
- Contestar teléfonos y tomar mensajes o transferir llamadas
- Programar citas y actualizar calendarios de eventos
- Organizar reuniones de personal
- Manejar correos entrantes y salientes y faxes
- Preparar notas, facturas u otros informes
- Editar documentos
- Mantener bases de datos y sistemas de archivo, ya sean electrónicos o en papel.
- Realizar contabilidad básica
Las secretarias realizan una variedad de tareas administrativas que son necesarias para administrar una organización de manera eficiente.
Usan software de computadora para crear hojas de cálculo; gestionar bases de datos; y preparar presentaciones, informes y documentos. También pueden negociar con proveedores, comprar suministros y administrar almacenes o bibliotecas corporativas. Las secretarias también usan videoconferencias, fax y otros equipos de oficina.
Las tareas específicas del trabajo varían según la experiencia, el cargo y la especialidad.
Tipos de secretarias
Las secretarias ejecutivas brindan apoyo administrativo de alto nivel para una oficina y para los altos ejecutivos de una organización. A menudo manejan responsabilidades más complejas, como revisar los documentos entrantes, realizar investigaciones y preparar informes. Algunos también supervisan al personal administrativo.
Las secretarias legales realizan trabajos que requieren conocimiento de terminología y procedimientos legales. Preparan documentos legales, como citaciones, quejas, mociones y citaciones bajo la supervisión de un abogado o un asistente legal . También revisan revistas jurídicas y ayudan con la investigación jurídica, por ejemplo, verificando citas y citas en resúmenes legales.
Las secretarias médicas transcriben el dictado y preparan informes o artículos para médicos o científicos médicos . También toman historiales médicos simples de los pacientes, organizan la hospitalización de los pacientes o procesan los pagos del seguro. Las secretarias médicas deben estar familiarizadas con la terminología y los códigos médicos, los registros médicos y los procedimientos hospitalarios o de laboratorio.
Las secretarias, excepto los legales, médicos y ejecutivos, constituyen la subcategoría más grande de secretarias y asistentes administrativos.
Manejan las actividades administrativas de una oficina en casi todos los sectores de la economía, incluidas las escuelas, el gobierno y las corporaciones privadas. Por ejemplo, las secretarias en las escuelas a menudo son responsables de manejar la mayoría de las comunicaciones entre padres, estudiantes, la comunidad, maestros y administradores escolares.
Ellos programan citas, reciben visitas y hacen un seguimiento de los registros de los estudiantes.
Campo Laboral
En los Estados Unidos, las secretarias y asistentes administrativos ocuparon alrededor de 3.8 millones de empleos en 2018. El empleo en las ocupaciones detalladas que componen secretarias y asistentes administrativos se distribuyó de la siguiente manera:
| Secretarias y asistentes administrativos, excepto legales, médicos y ejecutivos. | 2,382,500 |
| Secretarias ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos. | 622,500 |
| Secretarias médicos | 601,700 |
| Secretarias legales | 180,100 |
Los principales empleadores de secretarias y asistentes administrativos fueron los siguientes:
| Asistencia sanitaria y asistencia social | 23% |
| Servicios educativos; estatal, local y privado | 14 |
| Servicios profesionales, científicos y técnicos. | 12 |
| Gobierno | 8 |
| Organizaciones religiosas, de donaciones, cívicas, profesionales y similares. | 6 6 |
Las secretarias y asistentes administrativos trabajan en casi todas las industrias.
La mayoría de las secretarias y asistentes administrativos trabajan en un entorno de oficina. Algunos asistentes administrativos pueden trabajar desde sus propios hogares como asistentes virtuales .
Horarios de trabajo
La mayoría de las secretarias trabajan a tiempo completo.
Los graduados de la escuela secundaria que tienen experiencia en el uso de aplicaciones de software, como el procesamiento de textos y los programas de hojas de cálculo, generalmente califican para puestos de nivel de entrada.
Aunque la mayoría de las secretarias aprenden su trabajo en varias semanas, muchas secretarias legales y médicas requieren capacitación adicional para aprender terminología específica de la industria. Las secretarias ejecutivas generalmente necesitan varios años de experiencia laboral relacionada.
Educación
Los graduados de secundaria pueden tomar cursos de procesamiento de texto y procedimientos de oficina en escuelas técnicas o colegios comunitarios. Algunas agencias de colocación temporal también brindan capacitación en procesamiento de textos, hojas de cálculo y software de bases de datos.
Algunas secretarias médicas y legales aprenden terminología y prácticas específicas de la industria al asistir a cursos ofrecidos en colegios comunitarios o escuelas técnicas. Para puestos de secretaria ejecutiva, los empleadores prefieren contratar a aquellos que han tomado algunos cursos universitarios o tienen una licenciatura.
Formación
Las secretarias generalmente aprenden sus habilidades a través de capacitación en el trabajo a corto plazo, que generalmente dura unas pocas semanas.
Durante este tiempo, aprenden sobre procedimientos administrativos, incluida la forma de preparar documentos. La capacitación de las secretarias médicas y legales puede durar varios meses a medida que aprenden terminología y prácticas específicas de la industria.
Experiencia laboral en una ocupación relacionada
Las secretarias ejecutivas pueden ganar experiencia trabajando en puestos administrativos que tienen responsabilidades menos difíciles, como secretarias y empleados de oficina general .
Cualidades importantes
Habilidades para la toma de decisiones. Las secretarias a menudo priorizan las tareas y toman decisiones en nombre de sus empleadores, por lo que el buen juicio es esencial.
Habilidades interpersonales. Las secretarias interactúan con clientes, clientes o personal. Deben comunicarse de manera efectiva y ser corteses al interactuar con otros para crear un ambiente de trabajo positivo y una experiencia del cliente.
Habilidades organizativas. Las secretarias mantienen los archivos, las carpetas y los horarios en el orden adecuado para que una oficina pueda funcionar de manera eficiente.
Habilidades de escritura. Las secretarias escriben notas y correos electrónicos cuando se comunican con gerentes, empleados y clientes. Por lo tanto, deben tener una buena gramática, garantizar la precisión y mantener un tono profesional.
Sueldo promedio anual
Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. ( Www.bls.gov ), el sueldo medio anual para secretarias fue de $ 39,850 en mayo de 2019. El salario medio es el salario en el que la mitad de los trabajadores en una ocupación ganaban más de esa cantidad y la otra mitad ganaba menos. Los 10 por ciento más bajos ganaron menos de $ 25.720, y los 10 por ciento más altos ganaron más de $ 65.510.
Los salarios anuales medios para secretarias y asistentes administrativos en mayo de 2019 fueron los siguientes:
| Secretarias ejecutivas y asistentes administrativos ejecutivos. | $ 60,890 |
| Secretarias legales | 47,300 |
| Secretarias y asistentes administrativos, excepto legales, médicos y ejecutivos. | 37,690 |
| Secretarias médicos | 36,580 |
En mayo de 2019, los salarios anuales medios para secretarias y asistentes administrativos en las principales industrias en las que trabajaban eran los siguientes:
| Servicios profesionales, científicos y técnicos. | $ 45,100 |
| Gobierno | 43,900 |
| Servicios educativos; estatal, local y privado | 40,450 |
| Organizaciones religiosas, de donaciones, cívicas, profesionales y similares. | 40,300 |
| Asistencia sanitaria y asistencia social | 37,240 |
La mayoría de las secretarias y asistentes administrativos trabajan a tiempo completo.
Se prevé que el empleo general de secretarias y asistentes administrativos disminuya un 7 por ciento de 2018 a 2028.
Se prevé que el empleo de secretarias, excepto las legales, médicas y ejecutivas, la ocupación más grande en este perfil, disminuya un 9% de 2018 a 2028. En algunas organizaciones, se espera que la tecnología permita que otro personal prepare sus propios documentos sin la ayuda de secretarias
Se proyecta que el empleo de secretarias médicas crecerá un 16% de 2018 a 2028, mucho más rápido que el promedio de todas las ocupaciones. El empleo de secretarias médicas dependerá del crecimiento de la industria de la salud. .
Se prevé que el empleo de secretarias ejecutivas disminuya un 20% de 2018 a 2028. Esto se debe en gran parte a que muchas secretarias ejecutivas pueden apoyar a más de un gerente en una organización.
Además, muchos gerentes ahora realizan trabajos que antes realizaban sus secretarias ejecutivas. Por ejemplo, a menudo escriben su propia correspondencia o programan sus propios viajes y reuniones.
Se prevé que el empleo de secretarias legales, la ocupación más pequeña en este perfil, disminuya un 21% de 2018 a 2028.
Perspectivas de empleo
Se espera que la mayoría de las ofertas de trabajo provengan de la necesidad de reemplazar secretarias y asistentes administrativos que abandonan la ocupación.
| Título ocupacional | Código SOC | Empleo, 2018 | Empleo proyectado, 2028 | Cambio, 2018-28 | Empleo por industria | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Por ciento | Numérico | ||||||
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FUENTE: Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., Programa de Proyecciones de Empleo |
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| Secretarias y asistentes administrativos. | 43-6000 | 3.786.800 | 3,510,000 | -7 | -276,700 | ||
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Secretarias ejecutivas y asistentes administrativos ejecutivos. |
43-6011 | 622,500 | 499,400 | -20 | -123,000 | ||
|
Secretarias legales |
43-6012 | 180,100 | 142,500 | -21 | -37,600 | ||
|
Secretarias médicas |
43-6013 | 601,700 | 698,100 | dieciséis | 96,400 | ||
|
Secretarias y asistentes administrativos, excepto legales, médicos y ejecutivos. |
43-6014 | 2,382,500 | 2,170,000 | -9 | -212,500 | ||
